فرصة عمل لمدير/ة لوجستي شمال شرق سوريا لدى منظمة un ponte per

مكان العمل: عامودا ، شمال شرق سوريا

تاريخ الإغلاق: 30 مايو 2024

المنصب: مدير لوجستي (مدير سجل) - NES

نوع العقد: عقد تعاون

المدة: 12 شهرا (فترة اختبار لمدة 3 أشهر) - مع إمكانية التجديد

تاريخ إغلاق الوظيفة الشاغرة: 30 مايو 2024 (الطلبات على أساس متجدد)

ابتداء من: 01 يوليو 2024

السياق العام

Un Ponte Per (UPP) هي منظمة غير حكومية إيطالية تأسست عام 1991 بهدف منع النزاعات المسلحة وحماية حقوق الإنسان ودعم المجتمع المدني المحلي في دول الشرق الأوسط والبحر الأبيض المتوسط. منذ عام 2015 ، تقود UPP الطريق في استجابة شمال شرق سوريا (NES) ، حيث طورت نظاما شاملا للخدمات الصحية المقدمة في 26 مرفقا ، بما في ذلك الوحدات المتنقلة والمستشفيات ومراكز الرعاية الصحية الأولية والمراكز الصحية الريفية ، فضلا عن توفير بناء القدرات للجهات الفاعلة المحلية بشأن منع العنف القائم على النوع الاجتماعي (GBV) والاستجابة له ، وحماية الطفل (CP) ، الدعم النفسي والاجتماعي (PSS) وتعميم الحماية في البرامج الصحية. في عام 2022 ، أطلقت UPP أيضا برنامجا متعدد السنوات لتعزيز النظام الصحي (HSS) لتلبية الاحتياجات الهيكلية والمساهمة في تعزيز نظام الرعاية الصحية NES على المدى المتوسط / الطويل ، بما في ذلك المكونات المختلفة ل HSS مثل التثقيف الصحي وبناء قدرات المهنيين الصحيين وتخطيط الرعاية الصحية وإدارتها على المستوى الإقليمي ،  جودة الرعاية وإدارة الطوارئ والتأهب والاستجابة وإدارة البيانات وإنتاج الإحصاءات الصحية لدعم اتخاذ القرارات القائمة على الأدلة.

لمزيد من المعلومات يرجى الرجوع إلى موقعنا على الانترنت: www.unponteper.it/en/

الدور والمسؤوليات

1. إدارة سلسلة التوريد

• المشتريات:
  • ضمان الحصول على جميع احتياجات البرنامج وتسليمها وفقا للكرونوغرام المحدد وخطة الشراء ، ومعايير الجودة المطلوبة ، بما يتماشى مع ولاية المانحين.
  • ضمان الامتثال للتأهيل المسبق للموردين والاختيار والوثائق ذات الصلة وفقا لإرشادات الشراء الخاصة ب UPP والجهات المانحة.
  • (أ) كفالة التخطيط الملائم للمشتريات من خلال تيسير الاجتماعات الشهرية لخطة المشتريات لكل مشروع والاجتماعات الشهرية لخطة مشتريات البعثة؛ تطوير وتحديث وتنقيح خطط مشتريات المشاريع والبعثات ، بالتعاون مع الإدارة العليا للمشروع والبعثة.
  • ضمان تطوير وتوافر الاتفاقيات الإطارية وفقا لاحتياجات تخطيط المشتريات ، بما في ذلك التنفيذ المناسب وفي الوقت المناسب لإجراءات الشراء للاتفاقية الإطارية من أجل تجنب الثغرات في FWAs المطلوبة في جميع أنحاء البعثة.
  • تعزيز القدرة على الاستعانة بالمصادر على مستوى البعثة والحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المعتمدين وفقا لذلك.
  • تنسيق دورة المشتريات عبر البعثة مع جميع أصحاب المصلحة (البرنامج ، التمويل ، التنسيق ، الموردين ، إلخ) من مرحلة التخطيط ، إلى توقيع العقد حتى الانتهاء من التسليم ؛ بالتعاون مع كبار المديرين وكذلك لترتيب دورات لجنة المشتريات.
  • تنسيق الفريق اللوجستي ، وضمان التوافر المستمر لإمدادات / خدمات / أعمال التشغيل مثل القرطاسية والمرطبات ووسائل النقل وما إلى ذلك من خلال اتفاقيات الشهرة.
  • إدارة إمكانية التتبع والتسوية بين الطلبات والعقود وعمليات التسليم مقابل متتبع المشتريات ، والاتصال بالتمويل لحل المشكلات.
• المخزون والتسليم:
  • ضمان شبكة التخزين المناسبة ومعايير إدارة المخزون مع قواعد البيانات في جميع المستودعات والمباني بالتنسيق مع UPP والفرق اللوجستية الشريكة.
  • تنسيق ومتابعة عمليات التسليم والاتصال بكفاءة مع الموردين لحل المشكلات.
  • الإشراف على الجرد الصحيح وإدارة المخزون والتدخل عند الحاجة.
  • الإشراف على التنفيذ الصحيح للأدوات، والمبادئ التوجيهية للجرد وإدارة المخزون، وتحديد الثغرات واقتراح التحسينات لمعالجة الثغرات والاختناقات.
  • الحفاظ على تدفق منتظم للمعلومات عبر الفرق فيما يتعلق بمستويات المخزون والمهل المتوقعة.
  • تنسيق فريق الخدمات اللوجستية وإدارة عمليات الجرد الدورية وتخليص المخزون والتحقيقات في التناقضات.
• سلسلة التوريد الطبية
  • الإشراف على التنفيذ الصحيح لسلسلة التوريد الطبية ، بالتنسيق مع مدير سلسلة التوريد الطبية ووفقا لمتطلبات UPP والجهات المانحة ، وكذلك مع المعايير العامة لسلسلة التوريد الطبية ، والتدخل عند الحاجة
  • الإشراف على التنفيذ الصحيح للأدوات والمبادئ التوجيهية لسلسلة التوريد الطبية ، وتحديد الثغرات واقتراح التحسينات لمعالجة الثغرات والاختناقات.
• الشحن
  • الإشراف على التنفيذ الصحيح لعمليات الشحن (الدولية ، عبر الحدود NES-KRI ، داخل NES) ، والتدخل عند الحاجة ، وتحديد الثغرات واقتراح التحسينات لمعالجة الثغرات والاختناقات.
  • ضمان تلبية المتطلبات الإدارية تجاه الجمارك وأي سلطات محلية أخرى في جميع عمليات التخليص الجمركي ونقل البضائع.
  • الإشراف على عمليات التخليص الجمركي، والتدخل عند الحاجة.
  • ضمان تأمين وسائل نقل البضائع حسب الاحتياجات.
  • الحفاظ على تدفق منتظم للمعلومات عبر الفرق فيما يتعلق بالشحنات والمهل المتوقعة.

2. الإدارة اللوجستية المستعرضة

• إدارة الأصول:
  • نشر خطة فعالة لتخصيص الأصول وصيانتها عبر البعثة.
  • توقع الاحتياجات من الأصول والاتصال بفريق الإدارة العليا لتوقع الميزانيات وفقا لذلك.
  • دعم موظف اللوجستيات المسؤول عن الأصول ، للحفاظ على قائمة أصول محدثة ، بما في ذلك وضع العلامات المناسبة على الأصول ؛ التحقيق في أي خسارة أو ضرر وتوثيقه.
  • الإشراف على جرد الأصول للتحقق من موثوقية متابعة الأصول الشهرية واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
  • دعم تطوير خطط صيانة الأصول والتحكم في التكاليف ذات الصلة وتحسينها.
  • تنظيم دورات تدريبية وتجديد منتظمة للموظفين ؛
  • تنسيق الفريق اللوجستي وإدارة التبرعات بالأصول والتقادم والاستبدال بمرور الوقت وفقا للوائح الداخلية والخارجية.

3. الامتثال والشفافية

• وضع وتنسيق والحفاظ على الإجراءات والسياسات اللوجستية الموحدة المناسبة في جميع أنحاء البعثة ووفقا لمتطلبات UPP والجهات المانحة ، لا سيما فيما يتعلق بالمشتريات وسلسلة التوريد.
• اطلب التوجيه والتحقق من صحة رئيس البعثة والمكاتب في المقر الرئيسي عند الحاجة.
• تطوير وتنسيق أداة إعداد التقارير اللوجستية على أساس شهري للمقر الرئيسي وضمان التحقق من موثوقية وأهمية البيانات المبلغ عنها.
• تنظيم دورات تدريبية تنشيطية داخلية ومشتركة بين الإدارات للموظفين حول إجراءات UPP ، والدروس المستفادة ، والأسئلة الشائعة ، وما إلى ذلك عبر ورش العمل و / أو الزيارات الميدانية.
• الإشراف على حفظ وأرشفة جميع الوثائق ذات الصلة بشكل صحيح ، وضمان امتثالها لإرشادات وأدلة UPP
• فرض سياسة عدم التسامح مطلقا فيما يتعلق بالفساد وضمان الالتزام بمدونة قواعد السلوك وسياسة مكافحة الاحتيال الخاصة ب UPP.
• توقع الأحداث غير المواتية من خلال تحليل البيانات وإعداد استراتيجيات التحكم ؛ الاستفادة من الدروس المستفادة من خلال المذكرات ووحدة التدريب وما إلى ذلك من أجل التحسين المستمر للامتثال اللوجستي في البلد.
• متابعة وتحديث تقارير التدقيق الداخلي والخارجي للخدمات اللوجستية.

4. القيادة الإدارية الشاملة

• تحديث الهيكل التنظيمي لقسم اللوجستيات وفقا لتطورات المهمة ، بالتنسيق مع موظفي SMT و HQ المعنيين ، وضمان تحديد الأدوار والمهام والمسؤوليات الواضحة للمهام اللوجستية وتحديثها ، وضمان التوزيع الكافي والفعال للمهام بين موظفي اللوجستيات.
• تسهيل وقيادة الاجتماع اللوجستي الأسبوعي لتنسيق موظفي وأنشطة قسم اللوجستيات.
• تخطيط وإجراء عمليات توظيف وتقييم موظفي الخدمات اللوجستية بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية ؛
• تدريب وبناء قدرات موظفي الخدمات اللوجستية في البلد ، وتحديد الموظفين ذوي الإمكانات ، والمساهمة في استراتيجية التنقل الداخلي واستراتيجية التوطين.
• تعزيز المفاصل القوية والمنظمة بنشاط مع جميع الفرق لجميع العمليات اللوجستية (البرنامج والتمويل على وجه الخصوص) ؛
• تنفيذ تدفق الاتصال الفعال بين قسم اللوجستيات والإدارة ، وكذلك مع قسم البرنامج ؛
• إدارة علاقات الشركاء المنفذين بشأن الجوانب اللوجستية مثل المشتريات وإدارة المخزون والأصول وإعداد التقارير اللوجستية. ضمان المراجعة الشاملة في الوقت المناسب للوثائق اللوجستية ، بالتنسيق مع HoM وموظفي المقر الرئيسي المعنيين
• تمثيل UPP مع شبكات الخدمات اللوجستية والاتصالات ذات الصلة ، وبناء العلاقات ذات الصلة بنشاط (مجموعة الخدمات اللوجستية ، وما إلى ذلك) ، بالتنسيق مع HoM
• المشاركة بنشاط في اجتماعات التنسيق على المستوى القطري من خلال الإبلاغ عن التقدم المحرز والمخاطر بالتنسيق مع HoM.
• المساهمة في مقترحات المانحين والميزانيات والتقارير.
• المساهمة في جهود التخطيط للاستجابة للطوارئ والتخطيط للطوارئ للاحتياجات اللوجستية والمشتريات وتنفيذها.

المهارات والمؤهلات المتوقعة:

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال / الإدارة أو ما يعادلها من الخبرة العملية
• خبرة واسعة (3 سنوات على الأقل) في إدارة الخدمات اللوجستية والإجراءات
• أظهر مهارات اتصال ومهارات تنظيمية قوية
• القدرة على تدريب وتعبئة وإدارة الموظفين الدوليين والوطنيين
• المرونة والقدرة على القيام بمهام متعددة تحت الضغط
• القدرة على العمل بشكل جيد في بيئات الأمان غير المستقرة والمتغيرة بشكل متكرر
• ثبت القدرة على العمل بشكل خلاق ومستقل سواء في الميدان أو في المكتب
• إجادة متقدمة في اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة

تتطلب UPP شهادة فحص الخلفية الجنائية (تم إصدارها قبل 3 أشهر كحد أقصى من تاريخ عرض العمل) لتأكيد عرض العمل. ونحن ندرك أن إصدار السلطات المختصة لشهادة الخلفية الجنائية في بعض البلدان قد يتطلب عدة أسابيع. ومع ذلك ، تدير UPP اختيارات لنشر الموظفين في برامج الطوارئ وغالبا ما يكون الفاصل الزمني بين عرض العمل والنشر الميداني قصيرا جدا. وبالتالي ، نطلب من جميع المرشحين الاستعداد في الوقت المحدد والقدرة على تقديم شهاداتهم على الفور في حالة النجاح في الاختيار.

المتطلبات القابلة للتفكيك:

• خبرة في المشروع الممول من الجهات المانحة الرئيسية (الاتحاد الأوروبي ، الأمم المتحدة ، الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية ، AIICS ، إلخ).
• خبرة في إدارة المشاريع الطارئة.
• معرفة سياق الشرق الأوسط والجهات الفاعلة المحلية ذات الصلة.
• معرفة اللغة العربية أو الإيطالية هي أحد الأصول.

متطلبات أخرى**:**

Un Ponte Per هي منظمة غير حكومية دولية ملتزمة بالتنوع والشمول داخل فرقها ، بما يتماشى مع مبدأ عدم التمييز. تشجع UPP جميع المرشحين بغض النظر عن الجنس والدين والعرق بما في ذلك الأشخاص ذوي الإعاقة على التقدم ويصبحوا جزءا من المنظمة.

السلوك الأخلاقي:

تتمسك UPP بجميع المعايير الدنيا من حيث السلوك الأخلاقي وتسعى جاهدة لزيادة معاييرها عن الحد الأدنى. لا يتسامح مطلقا مع الاعتداء والاستغلال الجنسيين وإساءة معاملة الأطفال والعنف والأذى والإصابة والإهمال. تشارك UPP في مخطط الكشف عن سوء السلوك المشترك بين الوكالات ، وبالتالي ، يؤكد أي مرشح أنه لم ينتهك أبدا أي معيار فيما يتعلق بالاستغلال والانتهاك الجنسيين وحماية الطفل وأنه لن يفعل ذلك في المستقبل. ستقوم UPP بإجراء فحص مرجعي مكثف وفحص للمرشحين المختارين الذين قد يعرضون خصوصية المرشحين للخطر. يجب على المرشحين المختارين تقديم فحص محدث للخلفية الجنائية على الفور. من خلال تقديم الطلب ، يؤكد طالب الوظيفة فهمه لإجراءات التوظيف هذه.